Viktigt med en korrekt bokföring

En av de saker som man verkligen måste ha ordentlig koll och ordning på i sitt företag, är bokföringen. Något som många nyblivna företag inte har någon erfarenhet seden tidigare.  Detta är en av anledningarna till att många anlitar auktoriserade redovisningskonsulter för att få hjälp med just de ekonomiska bitarna som bland annat bokföringen. Väljer man själv att ta hjälp av auktoriserade redovisningskonsulter kan man lite på att det blir rätt gjort, men det är fortfarande en själv som har det övergripande ansvaret för att allt det som sker inom företaget sker på ett korrekt och riktigt sätt. Därför behöver man fortfarande ha en grundläggande förståelse för sina siffror. Hjälp med detta kan man bland annat få här, där Bokföringsnämnden har samlat både informationsmaterial och vilka normer och regler som gäller. Här samlar man också de uppdateringar som sker inom området.

Vad finns det för andra områden som man bör ha en viss grundläggande kunskap kring, för att lyckas med sitt företag. Bokföringen och administrationen är helt klart viktigast, men det finns samtidigt en mängd olika områden, oavsett vilka produkter eller tjänster man säljer. Sociala medier, marknadsföring och lönsamhet är några av dem.

Den som driver ett företag och lägger ned stor tid på marknadsföring kan behöva läsa på lite om det kommunala självbestämmandet som vi har i Sverige, och vad detta kan få för konsekvenser för näringsidkare. Annars kan den som har beställt vepor till mässan för att göra reklam för sitt företag få beskedet att hen inte får sätta upp dem. Och då har de pengarna lagts ut helt i onödan.

Stockholm hade länge en liberal policy när det gällde utomhusreklam. För liberal, tyckte stadsarkitekterna i många andra svenska städer, och när ansökningarna började komma in även där sade tjänstemännen därför nej. Det finns många exempel på detta.

• Göteborgs stad tillåter bara att vepor sitter uppe i två veckor, och de får inte riktas ut mot hamnen. Det krävs dessutom bygglov för att få sätta upp en vepa i rikets andra stad.
• I Västervik sade stadsarkitekten nej till att tillåta vepor på gamla rådhuset. Turistbyrån hade sökt tillstånd för att sätta upp dem, för att visa att man hade flyttat in i huset.
• I Stockholm stramades policyn upp efter hand, och under en tid förbjöd man därför vepor helt.

Om du har ett företag där du reser runt mycket i landet, exempelvis för att medverka på mässor, är det bra att känna till i förväg vilka regler som gäller på olika orter. Om du kommer att besöka Göteborg, Västervik och ytterligare någon stad är det kanske ingen idé att satsa på vepor. Om du däremot bara kommer att röra dig mellan orter där reglerna är mer liberala så kan det vara idé. Se bara till att söka bygglov innan, om det krävs.

Lokala ordningsstadgan

Andra saker det som företagare kan vara bra att hålla koll på är i vilka städer parkeringsskiva används, vilka regler som gäller för parkering i centrum och på andra ställen. Det kan vara en bra idé att läsa den lokala ordningsstadgan innan man ger sig iväg. Oftast hittar man den på nätet, genom att googla. Då kan man exempelvis lära sig att man inte får campa på offentlig plats i Sotenäs kommun, och att alla bullrande arbeten kräver polistillstånd i Danderyd.

Olika strategier vid olika tillfällen

Att leda företaget i medgång är alltid betydligt lättare än att leda företaget i motgångar, vilket bidrar till att de mindre bristerna kan passera obemärkt förbi under de perioder då det går bra. Det är just därför som att man ständigt bör ha med sig eventuella risker någonstans i bakhuvudet och också har planer för hur man skulle kunna hantera riskerna om de också skulle inträffa i verkligheten.  Men förberedd kommer man att vara genom att:

• Ta hjälp av experter inom de områden där man känner sig osäker på sin egen kompetens.
• Knyt kontakter med andra företag där det finns potential till gynnsamma samarbeten.
• Satsa på utbildningar internt inom företaget för att hålla den egna kompetensen så hög som möjligt.

När det gäller brister på kunskap och tid bland många av de svenska företag som bildas är det vanligt att man saknar den ekonomiska kunskapen, vilket kan göra det svårare att driva sitt företag framåt på ett korrekt sätt. I Sverige behöver man dock inte vara orolig om kompetensen saknas efter som att man har möjligheten av att ta hjälp av en redovisningsbyrå. Redovisningen inom ens företag är inte bara till för att kunna visa upp korrekta siffror när någon myndighet frågar efter dem. Redovisningen är även till för att underlätta företagets utveckling och styrning mot de mål man har. Därför är redovisningsbyråerna en hjälp för många, och de anlitas också flitigt av många företag.

Man kan hela tiden utvecklas

Problemen behöver inte ha uppstått i hur lagar och bestämmelser är utformade utan kan också handla om kulturella egenskaper, som att man generellt är sämre på vissa saker, men skulle kunna bli bättre på det om man aktivt strävade för att utvecklas.  En sådan sak är förhandlingsteknik. Något som är lika viktigt inom politiken som inom näringslivet. Även de absolut högsta politikerna inom EU kan ha svårt att förhandla och lyckas nå fram med sina mål under de förhandlingar som görs. Att man är duktig på förhandlingar är därmed inga egenskaper som kommer automatiskt för att man som person lyckas klättra i karriären.

Toapapper, batterier och bananer

För vad händer egentligen när företagets toaletter plötsligt får slut på papper? Eller tvål? Det kan ju bli rätt obekväm stämning när det börjar saknas sanitetsprodukter. Poängen här är att det finns så många sätt bristande kontroll av alla förbrukningsvaror på ett kontor kan förstöra arbetsflödet på kontoret. Ta till exempel de som behöver batteri till sina datormöss. Då stannar ju det mesta arbetet upp helt och hållet. Om de inte har laptop förstås.

Vad är kontorsmaterial?

Vad som räknas till kontorsmaterial är ganska oviktigt att redogöra för i någon distinkt normativ utläggning, det räcker förmodligen att man ser det som används på ett kontor för kontorsmaterial. Alltså, material i ett kontor. En whiteboard, en dator, ett skrivbord, penna, papper, bläckpatroner och så vidare. Men det människor kanske inte alltid tänker på är som sagt sådant som inte direkt är inblandat i företagets inkomstdrivande sysslor. Sådant kan vara, som tidigare nämnts, kaffe, diskmedel, tvål, persienner, tidningar, bananer och andra typer av fika. Dessa saker är ju lika viktiga i företagets drift som det vanliga kontorsmaterialet. Skillnaden är att man sällan arbetar samtidigt som man förbrukar dessa saker. De faller liksom in i fritidsfacket.

Ett av de bästa länen när det gäller företagande är faktiskt Jämtland. Ingen annanstans i Sverige startar så många unga nya företag, och de flesta gör det i form av enskild firma. Om detta kan man läsa i Östersundsposten.

Vad säger entreprenören?

Det har som bekant sagts och skrivits en hel del kul om företagande, och en av de som är bäst på att tala om företagande utifrån ett nytt perspektiv är Johan Ununger, VD på Saltå Kvarn. Saltå Kvarn är en antroposofdriven kvarn i Järna, vars gryner och mjöler nu finns hemma hos varenda surdegsbakande Södermalms-man. Detta beror dels på att allt är ekologiskt och biodynamiskt odlat, och dels på att Saltå väljer att paketera sina produkter i färgglada paket som sticker ut.

Så vad har då företagets VD att säga? Flera saker, faktiskt. Han säger att hans mission är att få svenskar att välja mat som de väljer vin, alltså att sätta kvaliteten och inte priset i första rummet. Han påpekar även att girigheten är företagandets värsta fiende, och att vinsten inte bör vara det högsta målet för verksamheten.

Program av den här typen görs framför allt för att marknadsföra företagen och cheferna, men kan ändå vara intressanta. Det finns dock chefer som gör det här på riktigt, alltså utan påslagna tv-kameror. I viss mån handlar det även då om att marknadsföra verksamheten, men även om en PR-byrå är inblandad så kommer den chef som ”byter ner sig” att lära sig en hel del saker.

IT-chefen i kassan

Tidskriften CIO Sweden skriver om hur IT-chefen på apotekskedjan Kronans Droghandel ska arbeta på ett av kedjans apotek under sommaren. Det är han inte ensam om, utan detta kommer alla som arbetar inom företaget att göra. Syftet är att ge alla anställda en större förståelse för hur arbetet inom företaget fungerar. Förhoppningen är också att den som exempelvis arbetar med varuhantering på IT-enheten ska arbeta med varuhantering även ute på ett apotek.

Det ska bli intressant att se om andra företag, och andra branscher, följer efter. Kommer Carema-cheferna att arbeta som vårdbiträden på äldreboenden? Kommer riskkapitalister som investerat i städfirmor att arbeta med trappstädning i Stockholm? Det kommer antagligen inte att hända, och det är nog synd, för man lär sig saker av alla jobb.

Numera anses så kallad kontorsmassage och liknande behandlingar av enklare slag som skattefri friskvård om behandlingen erbjuds hela personalen.

Välmående personal en styrka

Rent ekonomiskt finns det därmed ekonomiska fördelar med att erbjuda massage och liknande tjänster för alla anställda. På långsikt är målet naturligtvis att undvika sjukskrivningar och förtidspensioneringar då även ett kontorsarbete och de mer statiska momenten kan påverka negativt på sikt. På kortare sikt kan man med hjälp av företagsmassage lösa upp sådana muskler som ofta används på arbetsplatsen och därför har lätt att bli stela och hårda. Att känna sig bra i kroppen, med hjälp av motion, rörelse och massage är ett relativt enkelt sätt att sprida en glädje och engagemang på arbetsplatsen och kontoret. Samtidigt som personalen känner att de är värdefulla.

Akustik på kontoret är en viktig aspekt att tänka på när det kommer till att skapa en god arbetsmiljö. Speciellt om du jobbar i ett öppet kontorslandskap, då kan ljud ifrån pratade kollegor verka direkt störande. Det går som tur att påverka genom att använda sig av smarta lösningar för att minsta ljudreflexerna som studsar genom lokalen.

Två tips för att minska störande ljud:

1. Investera i några ljuddämpade plattor som du kan sätta upp på väggarna om du har en lokal där ljudet lätt studsar runt. Det finns både diskreta ljuddämpade plattor som smälter in i bakgrunden och plattor som ser ut som riktiga konstverk och sätter en unik prägel.
2. Placera ut arbetsstationerna på ett smart sätt för att undvika allt för mycket högljutt prat mellan kollegor. Placera de personer som jobbar tätt ihop på samma ställe för att undvika höga ljudvågor.

Inred med stil och finess

Många trivs mycket bättre på sin arbetsplats om den är inredd på ett trevligt sätt. Var inte rädd för att placera ut mycket blommor och annan växtlighet för att förbättra arbetsmiljön. Häng gärna upp lite färgglad konst på väggarna för att lätta upp stämningen och se till att alla håller rent och snyggt efter sig för optimal trivsel.

Det är också viktigt att satsa på ergonomiska arbetsredskap för att förbättra arbetsmiljön och öka förutsättningarna för att hålla sin personal frisk. Det kan vara värt att lägga ner lite extra pengar på exempelvis bra utformade arbetsstolar och höj – och sänkbara skrivbord. Det lönar sig alltid i slutändan.

Vad är bra kontinuitetshantering?

Men vad är då bra kontinuitetshantering? Det har utarbetats en modell, som kallas BCM (Business Continuity Maturity) för att kunna mäta hur väl utvecklad kontinuitetshanteringen inom ett företag är. Den delar in arbetet i sex olika nivåer, och ett företags arbete kan placeras på någon av dessa sex. Det går därför att säga att den bästa kontinuitetshanteringen får en sexa i betyg, och obefintlig kontinuitetshantering får en etta; precis som på en tärning.

Hur står sig svenska företag?

I en uppsats i företagsekonomi, framlagd vid Uppsala universitet våren 2010, studeras kontinuitetshanteringen inom 17 svenska företag. Studien behandlar de fyra sektorerna banker, storbanker, pensions- och försäkringsbolag samt övriga aktörer på finansmarknaden. Studiens slutsats är att det genomsnittliga ”betyget” på aktörerna blir 4,26 enligt BCM-modellen, vilket inte är tillräckligt högt för att kunna garantera kontinuiteten på lång sikt.

Det finns en brittisk standard för kontinuitetshantering, BS 25999, som kommit att sätta standarden för kontinuitetshantering internationellt. Enligt studien skulle inget av de företag som studerats nå upp till kraven för denna standard. Finansbranschen följer heller inte Finansinspektionens standard för kontinuitetshantering.